Правила хранения бухгалтерских документов, документов налогового учета, в том числе сроки хранения денежных документов (накладных, счетов-фактур, актов, кассовых документов, документов строгой отчетности, т.е. так называемой «первички») регулируются законами РФ и приказами Госархива:
- Федеральный закон РФ от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29 июля 1983 г. № 105
- Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ “О коммерческой тайне”
- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных”
- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации
- Статья 50. Хранение документов общества и предоставление обществом информации (ФЗ N14 от 08.02.1998)
- Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях”
Различные нормативные акты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов в архиве, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг. Наиболее распространенные задачи по хранению документов в организации — хранение документов бухгалтерского учета и хранение кадровых документов.
Кроме того, в определенный момент количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих компаний, предприятий и организаций. Долгосрочное хранение документов непосредственно в офисе компании имеет тенденцию сдерживать скорость движения документов и эффективность ее работы в целом, не говоря уже об увеличении стоимости затрат содержания архива.
Архивное хранение документов вне офиса дает множество преимуществ, начиная с элементарной экономии офисного пространства и заканчивая сохранением значительных финансовых ресурсов, расходуемых на самостоятельное ведение архива.